Weshalb dauert meine Website so lange?

Autor: Alex Becker | Lesezeit: 20 Minuten
Thema: Webdesign / Projektablauf Webdesign

Wo bleibt meine Website?
Von den Plagen einer neuen Unternehmensdarstellung.

Ein Unternehmen, das im Jahr 2021 noch über keine Internetpräsenz verfügt, steht mit einem Fuß über der Klippe. Dies haben jedoch die allermeisten Unternehmer verstanden und können in der ein oder anderen Form eine digitale Visitenkarte aufweisen. Zumeist können jene jedoch nicht lange im schnelllebigen Kosmos Internet mithalten und tragen dem Unternehmenserfolg leider nur bedingt bei, oder stehen sogar aktiv im Weg. Doch zwischen dem Zeitpunkt der Entscheidung eines Geschäftsmannes oder Marketingmitarbeiters sich für eine Überarbeitung und Weiterentwicklung des Unternehmensauftritts zu entscheiden und jenem Zeitpunkt an dem diese Website in neuem Glanz der Welt zugänglich gemacht werden kann, liegt oftmals Stress sowie viel mehr Zeit und Aufwand als initial angenommen. Weshalb es zu diesen Symptomen kommt, wie Sie dies bei Ihrem Website-Relaunch verhindern können und worauf im Allgemeinen zu achten ist, beleuchten wir etwas eingehender in unserem heutigen Beitrag.
Inhaltsverzeichnis

Eine neue Unternehmenswebsite: was kann da schon schiefgehen?

Um dies eingehend zu beantworten, könnte man vermutlich einen kleinen Roman verfassen. Deshalb beziehen wir uns hauptsächlich auf die Faktoren, die der zügigen und zielführenden Wiedergeburt Ihrer Website im Weg stehen können.

1. Unklarer Projektumfang

Sofern der Projektumfang nicht im Angebot oder zuvor angefertigten Vertrag präzise festgelegt ist, besteht die Gefahr, dass diese Unklarheiten später zu Problemen führen. Möchte ein Kunde beispielsweise während des Projekts die komplette Struktur der Website oder den Umfang ändern und dies ist nicht schriftlich dokumentiert, ist Ärger vorprogrammiert. Der Unternehmer ärgert sich, weil ihm vorher nicht klargemacht wurde, wofür genau er sein Geld bezahlt hat und der Webdesigner, oder die Webdesignagentur muss entweder starke wirtschaftliche Einbußen hinnehmen, oder vor der weiteren Bearbeitung nach einer Lösung suchen.

2. Unrealistische Zielsetzung

Als Verkäufer macht man die Realität gerne etwas bunter. Manch einer geht bei dieser Dehnung der Realität gar so weit, dass selbst durch ein Wunderwerk der internen Produktionsmitarbeiter dies nicht mehr zu begradigen ist. Viele Agenturmitarbeiter stehen so zum Beispiel vor der Aufgabe ein Projekt, dessen reine Bearbeitung sechs Monate in Anspruch nimmt, in der Hälfte der Zeit zu realisieren. Darüber hinaus kommt es gegebenenfalls dazu, dass besondere Features oder Umfänge besprochen wurden, die weder bezahlt noch intern umsetzbar sind. Ein Unternehmen braucht Kunden zum Überleben, aber diese überzogenen Versprechungen sind Fehler, die einen dunklen Schatten über die gemeinsame Zusammenarbeit und das letztendliche Arbeitsergebnis werfen. Der Kunde ist genervt, da ihm jene Versprechungen gemacht wurden, welche nun nur noch durch unnötig gestresste und mit dem Ergebnis unzufriedene Designer und Developer realisiert werden können. Sogleich Perfektion dem Stillstand gleicht, ist die Eile doch der Feind der Qualität und Nachhaltigkeit und das gilt besonders für diese elementare Säule Ihres Unternehmensauftritts.

3. Unklare Aufgabenverteilung

Beiden Seiten sollte von vornherein klar sein, welche Aufgaben das gemeinsame Projekt beinhaltet und wer für welchen Teil zuständig ist. Der Ersteller einer Website ist auf Daten und Rücksprachen angewiesen und sofern Aufgabenbereiche nicht klar zugeteilt und mit einer Frist versehen werden, läuft das Projekt Gefahr sich zu verzögern. Sollen zum Beispiel neue Texte für die Website vom Kunden selbst verfasst werden und jene werden erst Monate nach Projektstart angefordert, führt nicht nur dies zur Verzögerung, sondern auch zur Frustration. Gegebenenfalls ist man fälschlicherweise davon ausgegangen, dass der Websiteproduzent besagte Texte ebenfalls redaktioniert.

4. Zeitliche Planung

Wie eben bereits angesprochen ist der realistisch gesetzte zeitliche Rahmen ein wichtiger Faktor für den Erfolg eines Projektes. Angemessene Planung und Organisation sind jedoch mindestens genauso wichtig. Eine Website besteht aus vielen verschiedenen Mosaikstücken, welche erst nach dem Zusammensetzen ihre volle Wirkung entfalten kann. All diese Prozessschritte müssen zeitlich so aufeinander abgestimmt sein, dass der Projektablauf möglichst reibungs- und pausenlos ablaufen kann. Ist das Informationsgerüst nicht festgelegt, kann die Texterstellung nicht durchgeführt werden. Ist das grundlegende Design nicht freigegeben, kann der Entwicklungsprozess nicht beginnen und so weiter.

5. Priorisierung

Als Unternehmer hat man viel zu tun, keine Frage. Deshalb ist es die Aufgabe des Erstellers einer neuen Website so viel Arbeit abzunehmen wie irgend möglich. Doch ist dieses Repertoire ausgeschöpft ist es wichtig, dass ein Kunde seinen Verpflichtungen zeitnah nachkommt. Wie soeben erwähnt, können fehlende Rücksprachen, Freigaben und/oder Daten den Projektablauf stark verzögern und ihm jeglichen Schwung und die Hoffnung auf zeitnahe Fertigstellung rauben.

6. Bereitstellung von Daten

Von Seite des Designers ist wichtig festzulegen welche Daten benötigt werden, in welcher Form und zu welchem Zeitpunkt. Hält ein Kunde sich an Vorgaben, steht einem reibungslosen Prozess nichts im Wege. Jedoch hat auch nur ein fehlendes Bild das Potenzial ein Projekt über Wochen und Monate zu verzögern.

7. Kommunikationswege und -Medium

Sprachnachrichten sind bequem und schnell erstellt, eine Nachricht am Handy per Whatsapp könnte fast nicht komfortabler sein, ist jedoch nicht optimal für die Kommunikation innerhalb eines komplexen Projekts wie der Erstellung einer Website. Neben der Gefahr, dass Informationen verloren gehen, hat es einige Vorteile sich für einen angemessenen Kommunikationskanal zu entscheiden und diesen konsequent zu verwenden. Hierbei wird der Schriftverkehr per E-Mail durch Projektmanagement Softwares ausgestochen. Ein Ort für Nachrichten, Korrekturwünsche und den Projektstatus, den jeder zu jederzeit einsehen kann, auch bei krankheitsbedingtem Ausfall, Personalwechsel oder dem Wunsch am Wochenende Einblick zu erlangen. Wichtig ist in jenem Fall: Umso mehr Kommunikationswege und Medien es gibt, desto höher ist das Risiko für den Verlust von Absprachen, falsch übermittelten Änderungswünschen und verschwendeter Arbeitszeit.
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Was können wir daraus lernen?

Da wir nun herausgefunden haben was die Gründe für die Verzögerung eines Website-Projektes sind, möchten wir beide Seiten der Medaille etwas unter die Lupe nehmen: Die des Anbieters und des Auftragsstellers. Wenn Sie folgende Punkte beachten können Sie sich und Ihrem Gegenüber jede Menge graue Haare ersparen.

Was ist Kunden besonders wichtig?

Wir führen mit jedem potenziellen Neukunden eingehende Gespräche, um Gründe für eine gemeinsame Zusammenarbeit herauszuarbeiten und unter Anderem herauszufinden, weshalb man mit der aktuellen Website unzufrieden ist oder der dazugehörigen Agentur oder Einzelperson nicht mehr zusammenarbeiten möchte. Aus diesen Gesprächen haben wir folgende Maßnahmen abgeleitet, um eine reibungslose, produktive und zielführende Zusammenarbeit ermöglichen zu können.

1. Regelmäßige Statusupdates

Hält man den Kunden im Loop und weiß dieser zu jeder Zeit was gerade geschieht und hat man die volle Kontrolle über die Situation. Er wird nicht in Verlegenheit kommen den Projektfortschritt anzuzweifeln beziehungsweise daran zu zweifeln, ob mit diesem Anbieter die richtige Entscheidung getroffen wurde. Das ist besonders hilfreich bei langwierigen und undurchsichtigen Aufgabenbereichen wie der Webentwicklung. Diese Meldungen können wöchentlich, 2-wöchentlich oder Monatlich erfolgen.

2. Rückmeldungen binnen 24 Stunden

Entsprechend der Investitionsgröße bei der Beauftragung einer neuen Website, ist das Risiko, die Sorge und die Erwartungshaltung eines Kunden besonders Groß. Bekommt der Kunde kein Gefühl der Dringlichkeit bei der Beantwortung seiner Anfragen, geschieht es leicht diesen zu verärgern. Schließlich hätte man sich für dieses Geld im direkten Vergleich auch ein Auto kaufen können. Unserer Erfahrung nach verlieren die allermeisten Unternehmer durch fehlende Rückmeldebereitschaft und Fürsorge ihre Kunden an die Konkurrenz.

3. Visualisierung des Projektablaufs / Integration im Kalender

So klar und deutlich man auch meint seinen Projektablauf einem Kunden übermittelt zu haben, so schwer ist es auch oftmals sich in die Materie hineinzuversetzen, wenn man ansonsten keinerlei Berührungspunkt damit hat. Durch die Visualisierung des Projekts und die Unterteilung in klar definierte Prozessschritte ermöglicht man es seinen Kunden wirklich zu verstehen wo was wann genau geschieht. Wir haben sehr gute Erfahrungen gemacht mit fristgerechten Kalendererinnerungen und der Visualisierung aller Meilensteine eines Projekts per Gantt-Chart.

4. Volle Transparenz (Auch bei Verzögerungen und Fehlern)

Wir sind als Menschen vorprogrammiert Fehler zu begehen und auch bei zeitlichen Einschätzungen kann man sich irren. Als Unternehmer sollte man mit diesen Fällen genauso wie im echten Leben direkt, ehrlich und aufrichtig entgegentreten und den Kunden umgehend darüber informieren. Dieser hat ein Anrecht darauf dies zu erfahren und ist im Zweifelsfall dankbar für die Ehrlichkeit.

5. Gut geplante & kurze Meetings

Manche Themen lassen sich am besten mit allen beteiligten im Rahmen eines Meetings klären. Diese Angelegenheiten sind jedoch oftmals sehr kostenintensiv, da alle beteiligten vom Alltagsgeschäft abgehalten werden. Deshalb sollten jene gut geplant und klar strukturiert werden. Jedem sollte klar sein, was zu besprechen ist und auf welche Ziele hingearbeitet wird.

6. Klare Aufgabenzuweisung

Jeder muss zu jedem Zeitpunkt wissen, was er zu tun hat. Nur in dieser Form lässt sich ein komplexes Projekt wie der Relaunch einer Website zügig und zielführend gestalten.

7. Klare und realistische Zeitplanung

Können Fristen eingehalten werden, ist der Kunde glücklich. Sind Fristen einzuhalten, beide Seiten. Keine leeren oder überzogenen Versprechungen, sondern strukturierte und aufeinander abgestimmte Einplanung einzelner Prozessschritte, sind der Schlüssel zur zeitnahen Fertigstellung einer Unternehmenswebsite.

8. Ego-Lose Designer

Designer betreiben ihren Job oftmals aus Leidenschaft. Diese Leidenschaft verleitet den ein oder anderen dazu sich stark mit seiner Arbeit zu identifizieren und Änderungswünsche als Angriff auf ihre Person zu werten. In einem solchen Fall kann die Zusammenarbeit unangenehm werden und sorgt für Frustration auf beiden Seiten. Eventuell empfiehlt es sich die Kommunikation an Dritte zu übertragen, um Reibungsverluste zu minimieren. Generell sollte man sich als Designer aber von seiner Arbeit lösen können und berechtigte Kritik nicht nur akzeptieren, sondern dankend annehmen.

9. Nicht eingehaltene Termine

Dieser Punkt erklärt sich von selbst. Gerade Entscheidungsträger sind in Unternehmen stets beschäftigt und sehen ausführliche Gespräche wie Entwurfspräsentation und ähnliches als großes Zeitinvestment an. Nehmen Sie Termine nicht wahr oder verschieben im letzten Moment, bringen Sie die Zeitplanung dieser wichtigen Personen durcheinander und verärgern diese höchstwahrscheinlich.
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Wo werden Webdesigner wahnsinnig?

1. Unordentliche Dateistrukturen und Datenübermittlung

Werden vorgeschlagene Dateistrukturen nicht eingehalten, oder nicht klar erkenntlich gemacht welche Daten in welcher Art und Weise zu verwenden sind, macht man es dem Designer unnötig schwer. Dieser muss nun die Arbeit nicht nur für Sie übernehmen, sondern auch sicherstellen, dass besagtes Material korrekt verwendet wird. Dies mag sich kaum dramatisch anhören, kann jedoch dazu führen, dass der Produktionsmitarbeiter dies als unfreundlich oder fahrlässig erachtet.

2. Nachträgliches Feilschen

Zu jedem Zeitpunkt des Prozesses ist es für einen Designer oder Developer unangenehm mit nachträglichem Feilschen umzugehen. In den meisten Fällen wurde der Projektverkauf und die Definition des Projektrahmens nicht mit dem Mitarbeiter besprochen und ihm wird die Last aufgebürdet nun in ihrem Namen für Sie neu zu verhandeln. Wie zuvor erwähnt ist es sehr wichtig im Voraus präzise festzuhalten, wofür bezahlt wurde und welche Leistungen eventuell im Nachgang als gesonderte Rechnung durchgeführt werden können. Dies gilt ebenfalls für neue Ideen und zusätzliche Feature-Wünsche.

3. Bagatellisierung

Dies bezieht sich auf die Haltung Gestaltungen oder Websites im Allgemeinen nicht den Wert beizumessen, den sie für ein Unternehmen darstellen können oder die hochkomplexe Tätigkeit, für die der bearbeitende Mitarbeiter über einen langen Zeitraum ausgebildet wurde, kleiner zu reden als sie ist. Dies geschieht oftmals unbewusst und wird von einem Kunden selbst nicht wahrgenommen. Es ist jedoch wichtig die Arbeit des Entwicklers oder Designers angemessen zu entlohnen und sich der komplizierten Natur des Berufsbildes im Klaren zu sein.

4. Fehlendes Vertrauen

Der Kunde ist oftmals gerne selbst der Designer und kann durch seine subjektiven Wünsche und Vorschläge das ein oder andere weiße Haar induzieren. Selbstverständlich wird es immer Leute geben, die etwas vom Storch erzählen, wenn sie die Designentscheidungen der vorgefertigten "Aufback-Website" rechtfertigen, jedoch ist es oftmals Klug dem Rat eines Experten zu lauschen. Sein Job ist es nicht nur ihr Projekt gut aussehen zu lassen, sondern dessen Effektivität und Ihre Wertschöpfung infolgedessen zu verbessern. Kundenspezifisches und zielgerichtetes Design muss nicht zwingend Ihnen gefallen, sondern Ihrem potenziellen Interessenten und wird einzig unter diesem Gesichtspunkt durchgeführt. Salopp gesagt: "Der Wurm muss dem Fisch schmecken, nicht dem Angler".

5. "Letzte Änderungswünsche"

Sofern nicht im Voraus festgelegt ist ebenfalls die Anzahl an Korrekturen/Korrekturschleifen oftmals ein Problem. Dass Fehler im Nachgang noch ausgebessert werden sollen, steht natürlich außer Frage, jedoch sehen viele Kunden die letzte Korrekturschleife, beziehungsweise die Anfrage zur Freigabe der Website als Startschuss sich das Projekt nach langer Zeit in Ruhe anzusehen, was zu ausschweifenden Änderungen führen kann. Ein Kunde sollte nicht bis auf den letzten Drücker warten, um seiner Mitwirkungspflicht gerecht zu werden, da dies viel Frust auf beiden Seiten verursachen kann. Diese letzte Hürde eines Projekts kann oft die schwerste sein und vermag es den Relaunch Ihrer Website Monate nach hinten zu verschieben.
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Schlusswort

Sofern Sie all das bei der Erstellung Ihrer neuen Website, oder der Internetpräsenz eines neuen Kunden, berücksichtigen, steigern Sie die Wahrscheinlichkeit eines reibungslosen Projektablaufs enorm. Sofern wir Ihnen mit unserem Beitrag helfen konnten, freuen wir uns sehr über einen Kommentar auf unseren sozialen Medien ( Instagramm & Facebook) und bedanken uns vielmals für Ihre Aufmerksamkeit.
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